1 组织级项目管理的需求
   随着项目的日益普遍，组织越发意识到项目成功的重要性，一个新的管理名词被提出来，这就是“组织级项目管理”。它为个体项目管理提供一个平台，从组织的整体来考虑项目管理的规划、实施、支持和控制，
更多地强调组织整体的能力建设，保证组织的整体成功。为此，组织往往成立专门的卓越项目管理中心（如项目管理办公室PMO）来负责此项任务。在项目管理的规划、实施、支持和控制诸多工作中，从何处开始改进计划呢？首先应评估组织的项目管理能力水平。
通用的项目管理成熟度模型（PMMM）分为：第一级，通用术语；第二级，结构化的过程与标准；第三级，组织的标准和制度化的过程；第四级，管理过程；第五级，优化过程。
（1）大部分组织往往处于第一级和第二级之间，缺乏明确统一的项目管理方法论。同时，需评估项目管理办公室的职能和角色，是作为高端的项目战略规划和实施主导，还是项目成功的支持保证和监控者？
不同的定位应与组织级项目管理首要解决的关键点相匹配。在定位清晰后，就可以开始改进计划了，管理成功的三要素是：方法—人—工具。工具，主要指项目管理软件，可以使组织的项目管理方法和体系流程固化并自动化，积累管理经验，进而逐步优化方法，培养提高人员技能，改进组织的整体效率。
（2）项目文挡管理系统因其知识管理特点往往是组织级项目管理工具软件的一个模块，但实际上它可以发挥更多的作用。

2 项目文档管理系统的作用
   项目文档管理系统顾名思义就是对项目过程中的各类文档进行管理。组织中往往会有文档管理软件，一般是办公自动化系统的组成部分。但是通用的文档管理和项目文档管理系统的作用有很大差异。
项目文档管理系统的作用主要有以下三方面。
2.1 过程控制
   组织级项目管理关注更多的是项目阶段关口（里程碑），如项目启动决策、项目合同批准、项目验收评估。因为在这些关口将决定项目下一阶段的方向——前进、变更、取消，从而影响组织资源的分配和项目的最终价值。
项目管理不佳的组织往往没有明晰的里程碑标准和控制，因此改进的重点也在于此。项目文档管理系统实时地记录里程碑交付物文档和评审记录文档，也就动态地参与了项目过程控制，这与静态的事后归档效果大大不同。
2.2 知识共享
   知识共享使组织作为一个整体从每个单一项目的成功和失败中学习。项目文档忠实地反映了项目过程中遇到的问题、变更和成果，对此加以汇总、分析和总结，可以为今后改进项目管理提供良好的借鉴。
通过对项目需求文档的进一步分类加工和跟踪分析，也可以改善组织的产品研发能力。这方面已有很多的专门管理软件，如DOORS。
2.3 标准化
   项目管理成熟度模型第二级即要求标准，项目文档的标准是管理过程标准化的基础。文档标准可以参考各行业组织的推荐，但更好的方法是从项目最佳实践中提炼，通过项目文档管理系统的积累逐步总结出适合本组织的各阶段、各类别文档标准。
3 项目文档管理系统的设计要点
   为了实现上述三大作用，在选择或开发项目文档管理系统时应注意以下要点。
3.1 方便易用，快速见效
   管理改进成功的一个标志是迅速前进，一般应在6个月内初见成效。对于制度流程编写而言，6个月比较充分。但对于IT系统建设，6个月需要完成需求分析、系统选型、开发或采购以及测试投产，并达到成效，时间是相当紧张的。
这就要求抓住最主要的焦点问题，有所突出也有所放弃。对于项目文档管理系统建设，最主要的功能应该是文档上传、查询和展示，而一些后台管理功能则可以放在二期建设。这样除了快速推广的优点外，
管理功能还可以在试用过程中更广泛地征求意见，以符合各方使用者的需求。因为大家往往在初始阶段没有需求，而一旦使用起来就有了切身感受，会涌现出各种需求。另一方面，管理功能的实现需要依赖于项目管理的方法论，而方法论的固化和优化也需要一定的周期。
为了方便使用者，前后台的主要设计思路为：
（1）前端一般采用Web网页；主要功能基本控制在登陆后通过1或2个页面完成；页面要简洁直观，减少图片等大容量信息，以防远程登陆时的网速瓶颈。
（2）后台文件数据可使用FTP server存档，检索和用户信息等尽量使用通用数据库，以方便将来和其他管理系统协同。
3.2 权限控制，通用化项目文档是组织的宝贵财富，并由于知识产权和组织管理等要求，文档的查阅等操作需要有权限要求。
（1）在项目实施过程中，为保密需要，使用者一般可分为三档权限：
1）组织高层领导和PMO，所有文档的查阅权限。
2）部门领导和部门项目管理人员，本部门相关的项目文档查阅和上传等操作权限。
3）项目经理和项目成员，本项目的文档查阅和上传等操作权限。
（2）在项目验收结束后，为方便知识共享，可根据文档的保密级别，最大限度地对系统用户开放查阅权限，但文档下载应有更严格的认证方法，如项目管理部门的授权。
通用性主要体现在文档名称和用户信息等方面。在用户名称的选择上，尽可能参考组织已有的系统定义，如工号、邮箱、OA等，如有条件可论证建设组织级的单点登陆系统可行性。文档名称应统一规范，如“某某项目_立项报告_版本号”。
3.3 日志监控
   系统一期建设的日志监控功能比较简单，主要记录文档上传时间、查阅次数等，这些均可先放在后台，用于监控系统的运行情况、文档上传的及时性和系统使用的推广度。虽然简单，但还是非常必要的。
没有这些监控数据，就无法量化检验系统建设的成功和管理方法的执行效果。
4 项目文档管理系统的运用设计并搭建出系统，只完成了第一步。要成为组织级项目管理的利器，有效地推广和运行是更为重要的环节。
4.1 文档录入范围不同类型、不同难度的项目文档侧重点均会有所差异，作为组织级项目管理首要关注的项目文档应包括两类：
（1）里程碑交付物：立项、概要设计、验收。这些里程碑交付物包含了项目启动和收尾两个重要过程，是检验项目结果的关键基线。概要设计则是软件工程的核心文档，也是组织知识共享的基础。
（2）过程交付物：项目月报、季度总结、年度总结。这些过程交付物反映了项目的执行过程，是检验项目过程的关键基线。在试行期，可先录入组织重点项目，相对成熟后再全面录入，以保证录入的文档价值，防止大量信息未加鉴别、分类地录入。
4.2 文档内容规范
    文档内容规范是保证文档质量的重要手段。以立项为例，应有可行性研究报告和立项报告。可行性报告又应有技术可行性和经济可行性等多角度分析。
立项报告又名项目章程或项目建议书，外部项目则可以是项目合同。立项报告简要说明项目目标、项目组织架构、工作说明、计划和预算等。这些内容根据组织和项目特点应有明确的规范，提供相应的模板，并将最佳实践及时完善到模板之中。
4.3 评审文档检查
   除了说明项目各里程碑交付物的文档（如立项报告、测试报告等）外，还有一类非常重要的文档，即对里程碑交付物的评审文档。评审文档主要记录了评审参与人员、评审方法、评审意见等。
评审文档既在项目执行过程中保证项目阶段的顺利衔接，又可以在项目完成后用来比对实际成果和计划期望的差异，总结项目管理的得失，为提升整体组织能力指明方向。
因此，在项目里程碑完成时，必须将里程碑交付物文档和评审文档同时提交到系统中，这是组织项目管理的重要检查步骤。
5 结语
   通过权限和易用性、通用性的设计，加以范围和内容等规范要求，项目文档管理系统已具备了投产条件。在管理的三要素中，人和方法更是成功的保证。应在系统实施时，同步编制项目文档管理的方法，将组织的管理要求明确下去，让每个项目经理了解和理解。
更要注意发挥人的主观能动性，如通过文档积分管理、评选最受好评的文档等措施，使项目经理切实体会到项目文档管理系统带来的好处，并促进组织项目绩效的改进和管理能力的提升。