出差费用管理制度周科荣老师

一、目的

适应公司业务快速发展，规范差旅费管理，节约差旅成本，规范员工出差审批、费用标准等事宜，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于因公出差的所有员工（领导班子成员出差费用按其他相关规定执行）。

三、相关定义

出差是指得到批准在本市以外，并且时间在12小时以上的因公外出。

四、员工及主管经理的责任

1.员工应承担以下责任

1）出差前填写出差申请并提交直接主管经理批准。

2）对发生的差旅费用进行合理的成本控制。

3）对各项差旅费用，在发生之前已经充分理解本制度对此的规定。

4）任何与本制度不符、或超出本制度所规定标准的费用，须事先经总经办批准，并将总经办的批示附在费用报销单后，没有批示将按正常标准或范围报销，超过标准或范围的部分由个人承担。

5）出差返回后，及时填写正确的费用报销单据并附上相应原始票据，报销费用。

6）保证费用发生的真实性，如实申报本人所发生的出差费用及相关补助，严禁私费公报。

7）对于财务的询问及问题反馈，及时予以回答和处理。

2.主管经理应承担以下责任

1）对部门的出差需求进行合理有效的成本控制。

2）员工出差前，由直接主管经理审批员工的出差申请，避免不必要的出差，以控制成本。

3）对员工所报销费用的必要性、真实性、合理性进行全面审核，确保所发生各项费用符合本制度。

4）对财务反馈的员工报销问题予以关注。

3.公司所有员工均应熟悉本制度，采取适当的措施确保遵循本制度。

五、出差费用报销管理机构及其职责

（一）公司总经办

公司总经办作为公司出差费用报销管理的决策机构，主要职责包括：

1）审议决定公司出差费用报销政策与制度；

2）审议决定公司出差费用报销调整方案；

3）审议决定公司各部门的出差费用报销标准、出差计划、执行审批。

（二）财务部

财务资金部负责出差费用报销管理日常工作，主要职责包括：

1）审核各员工递交的出差费用的报销单据；

2）查验递交票据的真实性，查验费用是否符合当月预算；

3）递交报销单据给总经办；

4）发放报销金额；

5）根据费用报销单编制会计分录并装订相关凭证。

（三）各部门

各部门负责协助、配合财务资金部出差费用报销的工作，主要职责包括：

1）合理预算出差费用；

2）根据公司出差费用标准进行差旅支出；

3）保存完整的票据及发票；

4）在规定的时间填写费用报销单及借款报销明细表；

5）按照标准粘贴相关费用票据。

六、出差管理

(一）出差的申请

所有出差都须提前三日征得主管经理的批准，特殊情况除外。差旅行程的更改或延长都必须事先征得主管经理的同意。出差申请批准程序如下：

1.填写“出差经费预算申请表”（应完整、详细填写，包括出差目的、启程时间、预计外出公干时间、主要费用支出预算），交由所属主管经理签字。

2.若需要借支差旅费备用金者，还应填写“借款审批单”，先由所属主管经理审核签字--再交由总经办审批签字--将原件交由财务人员确认后领取备用金。

3.原则上，公司不开放除差旅费外的各种借款，前款未清者不予办理新的借支。借款标准为借款金额以能够满足业务周转需要的最低限额。

(二）差旅费

差旅费是指员工外出公干期间为完成预定任务所发生的的必要、合理的费用，具体包括：交通费、餐饮费、餐费补助、住宿费、其他公务杂费。

1.交通费

1）交通费主要包括含往返票、火车票、轮船票、汽车巴士票、公共交通、出租车票等。

2）交通费标准范围：机票经济舱，平均每张不超过1000元（含税）;高铁、火车票、轮船票、出租票，二等座/经济位/普通快车，实报实销；汽车巴士票、公共交通实报实销；异地出租票，单程不超过起步价3倍，实报实销。

3）员工应从成本意识出发，合理预算出差时间，至少提前三日购买优惠交通票。但对具有限制性条款的优惠交通票可根据出差任务和时间要求合理选择。

4）出差时，因根据出差地的远近及业务的紧急程度选择安全、省时、经济的交通工具。两、三名员工同行时可选择乘坐同一辆出租达到目的地，但对于目的地不一致可择优选择出行方式。

5）员工乘坐早晚火车航班，早上8点前出发班次，晚上10点后到达班次，合规合理，可据实报销交通费。

2.餐饮费

1）餐饮费主要是指因公出差发生的相关餐饮费用。

2）一般客户方会免费提供餐饮服务，无此报销项目；若特殊情况不包括，则凭票据实报实销，每人每天不超过50元。

3）天数计算方式为：出差当天发车时间为11:00前算一天、20:00前算半天；达到公司驻地时间11:00后算半天、17:00后算一天。

4.住宿费

1）员工出差期间，应优先入住公司驻点住所、客户安排的住所或公司签约酒店，如遇无法安排等特殊情况方可入住其他酒店。

2）住宿费在公司费用标准内据实报销，若入住的酒店标准超过公司住宿标准，事前须经总经办报备。

3）员工出差提倡同性合住，若出差事由不同需要分摊费用的，在报销住宿费时须注明分摊情况。

4）住宿发票上应注明住宿的起止时间、住宿单价、费用项目等信息，报销时原则上提供详细费用清单。

5）住宿费标准：一线城市，实报实销，每人每天每间不超过300元；区县城市，实报实销，每人每天每间不超过200元。

5.其他公务杂费

1）员工因公出差发生的其他公务杂费。包括行李费、购票手续费、文件复印打印费等。

2）员工因乘坐廉价航空公司航班无免费的行李托运而产生的行李托运费或因带有公司资料超免费托运而产生的托运费，经直接主管经理审批后方可报销。

3）员工因公发生的机票、火车票等的退票手续费须注明退票原因，经直接主管经理审批后方可报销。

七、出差费用报销

（一）费用的归属

出差费用遵循谁受益谁承担的原则。各部门应严格执行出差事前审批制度，确定出差费用的受益部门。若出差受益部门与员工所在部门不一致，出差申请经受益部门权签人审批同意的，费用归属受益部门。

（二）票据要求

所有住宿、交通或其他任何费用报销时须提供真是业务的合法、合规的原始票据。

（三）费用报销的期限

1）所有费用须及时报销。差旅结束后一周内需要提交费用报销单、借款报销明细表及相关原始票据凭证。最晚不得超过差旅结束后半个月，否则可能会遇到财务无法处理票据不予报销的情况。

2）每周五为固定报销日，如有特殊情况顺延次周五。

八、奖惩规定

经核查事实违反本制度相关规定的，根据不同情况采取不同形式处罚；书面警告、部门出差费用比例下调、部门人员连带责任积分扣减。

九、附则

本制度解释权归财务部所有。