对于一个组织来讲,如何实现持续改进,增强顾客满意,赢取更多的市场,一直以来这是个困扰企业的话题。
一、何谓持续改进
在ISO9000:2005术语和定义中3.2.13对持续改进作如下定义:增强满足要求的能力的循环活动(要求包括明示的,通常隐含的或必须履行的需求或期望)。所谓的循环活动,即P-D-C-A循环活动。
二、持续改进的意义
1、增强顾客和其他相关方满意的机会,是一种持续的活动。
2、及时发现问题,及时采取措施,防止问题扩大化,降低浪费。
3、发现问题的隐患,及时采取预防措施,防止问题发生,杜绝损失。
三、持续改进的方法
在ISO9001:2008《质量管理体系——要求》8.4条款明确指出组织应确定,收集和分析适当的数据,以证实质量管理体系(以下简称:QMS)的适宜性和有效性,并评价在何处可以持续改进QMS的有效性。
同时在8.5条款改进中8.5.1也明确指出,组织应利用质量方针、质量目标、审核结果(包括外审、内审)、数据分析、纠正和预防措施及管理评审,持续改进QMS的有效性,上述两条款都明确在进行改进前,必须寻找可以改进的机会,并明确如何寻找,即:
收集和分析数据,具体收集和分析哪些数据,在8.4条款和8.5.1条款都已明确,但不限于:
●顾客满意方面
●产品的符合性
●过程的发展趋势方面
●供方有关的数据
●质量目标达成情况的统计
●内部审核和外部审核的结果
●管理评审的结果
●纠正和预防措施的实施情况
通过分析,发现的可以改进的地方,ISO9001要求在8.5.2纠正措施和8.5.3预防措施都给我们企业指明了具体方法。
8.5.2 纠正措施。组织应采取措施,以消除不合格的原因,防止不合格的再发生,纠正措施应与所遇到不合格的影响程度相适应,具体如下:
● 评审不合格:描述不合格,通过讨论分析查找产生不合格的原因。
● 确定不合格的原因:确定产生不合格的主要原因,如可通过QC手法鱼骨图,相拉图。
● 评价确保不合格不再发生的措施的需求:针对确定的主要原因,讨论分析纠正措施。
● 确定和实施所需的措施:讨论分析后确定即将采取的纠正措施,确定方案,包括原因责任部门,计划进度,实施所需的纠正措施。
● 记录所采取措施的结果:纠正措施实施完毕后,分析其产生的效果。
● 评审所采取的措施:根据纠正措施带来的效果,组织相关部门/人员评价验证其有效性和效率,达到低成本高效性。
寻找不合格的方法:
● 监视和测量过程
◇ 内部审核
◇ 产品的监和测量,包括对原材料,中间产品和成品的测量
◇ 外部审核
◇ 顾客满意信息的分析,评价顾客满意之处
◇ 通过对供方的连续性跟踪,如对供货质量交货期等方面
8.5.3 预防措施
组织应确定措施,只消除潜在不合格的原因,防止不合格的发生,预防措施应与潜在问题的影响程度相适应。具体如下:
● 确定潜在不合格及其原因:通过数据分析,识别潜在的不合格,或者对发现的不合格进行平行展开,识别潜在的不合格,分析查找原因。
● 评价防止不合格发生的措施的需求:针对分析查找的原因,讨论分析所需要的预防措施,防患于未然。
● 确定和实施所需的措施:确定方案,包括责任部门和计划进度,实施确定的预防措施。
● 记录所采取措施的结果:实施完毕,通过与予期目标对比分析效果。
● 评审所采取的预防措施:根据分析效果结果评价其有效性。
识别潜在不合格的方法。通过QC手法、收集数据、进行分析、设置警戒点,如:
● 对质量目标的达成情况进行趋势分析
● 对产品的符合性进行趋势分析
四、持续改进的途径
一个组织的战略目标应当是对过程进行持续改进,从而提高组织的业绩,使相关方受益,对过程进行持续改进的两条基本途径。
1、突破性项目:即对现有过程进行修改和改进,或实施新过程,通常由日常运作之外的跨职能的小组来完成。
2、日常改进:由组织内人员对现有过程进行渐进的持续改进活动。
对于突破性项目通常包含对现有过程进行重大的再设计,应当包括:
——确定改进项目的目标和框架
——对现有的过程进行分析并认清变更的机会
——确定并策划过程改进
——实施改进
——对过程的改进进行验证和确认
——对已完成的改进作出评价,包括吸取教训
注:突破性项目建议以有效和高效和的方式按项目管理办法管理。
六、持续改进的步骤
在ISO9000中2.9持续改进作出了明确规定,同时在ISO9001要求8.5.2条款纠正措施和8.5.3预防措施都明确了展开步骤,概括如下:
● 分析评价现状,识别改进区域——收集数据,进行分析评价现有过程的有效性和效率,寻找不足,选择改进机会(P)。
● 确定改进目标——对发现的改进区域,确定改进目标(P)。
确定改进目标要遵循目标管理办法,遵循SMART原则:
S(speafic)——明确性,即目标要明确,不可以含糊不清,否则就会无所适从,不知从何做起。
M(measurable)——可量化,即目标必须具体化,可以用一定数据指标来量化,可量化的目标能让员工知道做到什么程度,现状距离目标还有多远,从而激发其热情和能动性。
A(attainable)——可达成,目标要在现有的基础上有所提高,经过努力可以达成,脱离实际过高的目标,会让员工失去斗志和信心,太低,则失去了激励的意义和提高水平的机会。
R(relevant)——实际性,目标要实际,即从组织的实际情况出发。
T(timetable)——时间性,目标要有一定的时限性,确保进度,利于评价考核。
● 寻找可能的解决办法,实现目标——(P)
● 评价解决办法,作出选择——即选择能消除产生问题的根本原因及防止其再发生的解决办法(P)
● 实施选择的解决办法——确定责任人,按确立的改进目标进行控制(D)
● 评价效果——通过测量、验证等手段分析评价效果,确认问题及其产生根源已经消除或其影响已经减少,解决办法已产生了作用,并实现了改进的目标(C)
● 正式采纳——针对完成的改进措施,评价过程的有效性和效率,对改进项目的有效性和效率作出评价,并考虑在组织的其他地方采用这种解决办法(A)
※ 必要时,对结果进行评审,以确定进一步改进的机会。